Šta su to racionalizacija i optimizacija štampanja?
Jeste li zadovoljni sa štampanjem dokumenata na poslu? Manje-više, slegnućemo ramenima i odgovoriti uz uzdah da i nije baš najbolja situacija.
Razlozi: stara oprema, nas desetoro priključenih na jedan printer, tonera nema od prošlog meseca, čeka se tender za ketridž, blokira proces štampe, bled otisak…razloga za nezadovoljstvo zaista mnogo.
Da ne spominjemo možda najvažniju stavku – brojke pokazuju da 3 % ukupnih troškova kompanije, na nivou godine, čine troškovi štampanja. I za ovo ima rešenja, ime mu je racionalizacija i optimizacija štampanja.
Racionalizacija i optimizacija štampanja: Šta treba da znate?
Analiza situacije kao preduslov: Za početak, potrebna je dobra analiza stanja u firmi ili ustanovi: koje su potrebe za štampanjem; gde bi se nalazila centralna radna jedinica tj. printer ili multifunkcionalan uređaj koji može da sadrži i kopir aparat, skener i faks; koliko korisnika bi koristilo takav umreženi sistem?
Cilj: Smanjiti broj uređaja i optimizacija štampanja
Kakva je korist od optimizacije štampe?
* Prvo i najvažnije, smanjuju se troškovi ispisa tj. štampe.
* Poslovanje dostiže dugoročnu stabilnost, efikasnost, a uz smanjenje štampanog materijala i tonera radi se i o zaštiti životne sredine.
* Nema investiranja u opremu, nema organizacije nabavke dodatnog materijala (tonera, delova, servisa), nema brige o servisu i kontroli printera.
* Smanjuju se zastoji i blokada procesa štampe
* Sistem se prilagođava korisniku, bez obzira na broj zaposlenih, ne kao do sada gde se korisnik prilagođavao uređaju.
* Unapređenjem procesa štampanja dokumenata ukupna ušteda može biti i do 40 % prihoda neke firme.
Kompanija Original Grupa implementirala je nekoliko rešenja ovako organizovane štampe koje možete pogledati na samom sajtu www.originalgrupa.com/.
Standardizacija štampe
Promena je imanentno svojstvo današnjeg poslovnog sveta i svaka kompanija (bilo da je privatna ili državna) mora da prati te promene, da raste i prilagođava se, a to ne može sa starim hardverom i softverom koji ničemu više ne služe sem za nerviranje.
Upravljanje poslovima kad ste okruženi raznim “out of date” printerima može biti prava muka. Zato se proces rada pod hitno mora unaprediti.
U stvari treba primeniti samo jednu stvar: primenite standardizaciju i optimizaciju štampe.
Standardizacijom opreme za štampu zaposleni nemaju potrebe da uče kako da rade sa više vrsta hardvera, dragoceno vreme mogu iskoristiti za produktivan rad na svakodnevnim zadacima. Potrebno je ne gubiti resurse i vreme pitajući se kako štampati dokument.
Konsolidacija štampe
Radnici vole štampanje na svom radnom stolu, ali koliko to košta firmu na kraju godine?
U većini slučajeva, poslodavci bi trebalo da znaju: što se manje primeraka odštampa na određenom štampaču – to je štampač skuplji, nekad je ta brojka četiri ili pet puta više od cene štampača.
Smanjenje broja desktop printera će smanjiti broj štampanog materijala. Ovakom konsolidacijom štampanog materijala mogu se ostvariti značajne uštede u troškovima tonera, delova i održavanja printera.
Klasičan centralizovan način štampe u kompanijama sa glavnim serverom za štampanje i velikim brojem printera konektovanih na njega ne rešavaju glavne probleme.
A oni su u principu sledeći: netačna evidencija potrošnje papira i tonera, otežana instalacija drajvera, skupo održavanje glomaznog sistema, upitan kapacitet tonera, loš otisak, različiti tipovi obrazaca koji zahtevaju različitu veličinu papira, zastoj u radu i neizbežno nezadovoljstvo korisnika, tj. zaposlenog.
Konfiguracija sistema za optimizaciju
Da bi se proces štampanja i skeniranja optimizirao potrebni su dobar softver i odličan hardver.
Potrebni su najpre softveri za upravljanje štampom, posebni softveri za korisnika, zatim softveri za upravljanje dokumentima, izveštajima, za kontrolu i nadzor rada uređaja i slično. Neophodno je i hardversko rešenje za čitače kartica koji se implementiraju na uređaje.
Kad se od datih elemenata implementira umreženi i sofisticiran sistem i uradi konfiguracija printer servera, dovoljno je kratko obučiti korisnike i eto rešenja!
Softver prati status uređaja, stanje papira, tonera, blagovremeno javlja kakvo je stanje delova uređaja, daje podatak kada je vreme za servis, a korisnik može i sam da napravi izveštaj o korišćenju multifunkcionalnog aparata.
Postoji i nadzor sistema, tj. platforma koja nadgleda kako sve funkcioniše. Platforma prati efikasnost i sigurnost u radu, a svaki korisnik mesečno dobije izveštaj o ispisanim stranicama sa datumom i vremenom štampanih stranica koje je do tada odštampao.
To je dodatni kontrolni ispis koji je od koristi i službeniku i poslodavcu za kasnije analize rada. Softver se može setovati tako da korisnici imaju ograničenje u količini štampe, da imaju kontrolu štampanja, kopiranja i skeniranja.
Drajver za štampu je instaliran na printer serveru i podeljen na korisničke domene. Na serveru se podese i profili za vrste papira A3 i A4, za boju papira, skeniranje, kopiranje.
Skenirani dokument se može sačuvati u folder na mreži ili u mejlu korisnika jednostavno – klikom na dokument i folder gde korisnik želi da mu se on skenira.
Optimizacija štampanja – Lokacija: Printer server se konfigurira za jednu radnu grupu (za odgovarajući broj korisinika) i deo je višenamenskog sistema preko koga će kompanija povećati svoju učinkovitost. Njemu treba obezbediti strujni i mrežni priključak i mesto gde će se nalaziti.
Taj server može sadržati samo printer, a može biti i multifunkcionalan, sa skenerom, kopir aparatom i faksom.
Napisala Valentina Branković